1) Kdo je správce osobních údajů
Správcem osobních údajů pro Službu Decimo je společnost uvedená v identifikaci níže (dále jen „Správce“). Pokud s námi komunikuješ jako firma/OSVČ, zpracováváme typicky údaje o kontaktních osobách a údaje související s účtem.
Identifikace správce (povinné údaje)
Trivi a.s.
IČO: 28378440, DIČ: CZ28378440
Sídlo: Jankovcova 1566/2b, 170 00 Praha 7 – Holešovice, Česká republika
Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka B 23166.
2) Jaké osobní údaje zpracováváme
Account Účet a identifikace
- e-mail, jméno (pokud je zadáno), telefon (pokud je zadán), název firmy / IČO (pokud je zadáno)
- nastavení účtu, role uživatele, přihlašovací události
Documents Doklady a obsah nahraných souborů
- nahrané dokumenty a jejich metadata (název, čas nahrání, technické informace)
- vytěžená data a exporty vytvořené z dokladů
- doklady mohou obsahovat osobní údaje třetích osob (např. jména, podpisy, adresy, kontakty) – podle toho, co Klient nahraje
Operations Provozní a bezpečnostní údaje
- logy o použití Služby (např. události v aplikaci), IP adresa, identifikátory zařízení/prohlížeče
- údaje nutné pro řešení incidentů, zajištění bezpečnosti a prevenci zneužití
Billing Platby a účetní doklady
- údaje související s nákupem kreditů a fakturací (např. identifikace objednávky, částky, daňové údaje, historie transakcí)
- platební karta (celé údaje o kartě neukládáme, zpracování zajišťuje platební brána)
3) Proč údaje zpracováváme (účely) a na jakém základě
3.1 Zřízení a správa účtu, přístup do aplikace
- Účel: registrace, přihlášení, správa oprávnění, komunikace ke stavu účtu
- Právní základ: plnění smlouvy a předsmluvní kroky
3.2 Poskytnutí Služby (zpracování dokladů, výstupy, exporty)
- Účel: nahrání dokladů, automatizované zpracování, vytvoření výstupů a exportů, zobrazení historie
- Právní základ: plnění smlouvy; u obsahu dokladů typicky plnění smlouvy a/nebo oprávněný zájem na poskytování služby a zajištění kvality
3.3 Platby, vyúčtování, účetní a daňová agenda
- Účel: prodej kreditů, evidence transakcí, vystavení a vedení účetních dokladů
- Právní základ: plnění smlouvy a plnění právních povinností
3.4 Zákaznická podpora, reklamace a zlepšování služby
- Účel: řešení požadavků, reklamací, incidentů, chyb a zvyšování kvality
- Právní základ: oprávněný zájem (zajistit funkčnost, bezpečnost a kvalitu), případně plnění smlouvy
3.5 Bezpečnost, prevence zneužití, provozní logy
- Účel: zabezpečení Služby, detekce útoků, auditní stopa
- Právní základ: oprávněný zájem (bezpečnost a spolehlivost)
3.6 Cookies a analytika
- Nezbytné cookies: právní základ oprávněný zájem / nezbytnost pro poskytování služby (funkčnost, bezpečnost).
- Analytické a marketingové cookies: právní základ souhlas – ukládáme je pouze, pokud je povolíš v Nastavení cookies.
4) Doklady a role (B2B)
Ty odpovídáš za to, že máš právní důvod takové údaje do Služby nahrát a že vůči subjektům údajů plníš své informační povinnosti, pokud to právní předpisy vyžadují.
5) Komu údaje zpřístupňujeme (příjemci a zpracovatelé)
Údaje zpřístupňujeme jen v rozsahu nezbytném pro provoz Služby. Typicky jde o tyto kategorie příjemců:
- Cloudová infrastruktura a hosting (uložení souborů, běh aplikace, logy).
- Platební služby (zpracování plateb za kredity; údaje o kartě zpracovává přímo poskytovatel platebního řešení).
- Technická podpora a provoz (omezený přístup autorizovaných osob pro řešení incidentů).
- Orgány veřejné moci (pokud to vyžaduje právní předpis nebo závazné rozhodnutí).
6) Jak dlouho údaje uchováváme
- Účetní údaje: po dobu trvání účtu a následně po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků.
- Doklady a výstupy: po dobu, po kterou jsou dostupné v účtu nebo dokud je Klient nesmaže; následně mohou být po omezenou dobu součástí záloh.
- Provozní logy: po dobu nezbytnou pro bezpečnost, audit a řešení incidentů.
- Účetní a daňové doklady: po dobu vyžadovanou právními předpisy.
7) Tvoje práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů můžeš uplatnit zejména tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu nepřesných údajů,
- právo na výmaz (pokud jsou splněny podmínky),
- právo na omezení zpracování,
- právo na přenositelnost (u zpracování na základě smlouvy / souhlasu, pokud je technicky proveditelné),
- právo vznést námitku (u zpracování na základě oprávněného zájmu),
- právo kdykoli odvolat souhlas (tam, kde je zpracování založeno na souhlasu; typicky cookies/marketing).
Pokud se domníváš, že s údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máš právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).
8) Cookies a Nastavení cookies
Nezbytné cookies používáme pro funkčnost, zabezpečení a základní provoz webu a aplikace. Analytické a marketingové cookies používáme pouze v rozsahu, který sis zvolil(a) v Nastavení cookies.
- Nastavení cookies je dostupné kdykoli z patičky webu.
- Souhlas s cookies lze kdykoli změnit nebo odvolat v Nastavení cookies.
- Cookie lišta neblokuje běžné používání webu v tom smyslu, že by bez volby znemožnila přístup k povinným informacím.
9) Bezpečnost
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů (řízení přístupů, šifrování přenosu, monitorování a procesy pro řešení bezpečnostních incidentů).
10) Kontakt
Pro uplatnění práv nebo dotazy k osobním údajům nás kontaktuj na e-mailu: obchod@trivi.com
Změny tohoto dokumentu
Tento dokument můžeme aktualizovat. Aktuální verze je vždy dostupná na webu decimo.cz.